Theater of congreslocatie huren?

Een schoolvoorstelling, netwerkborrel of ander evenement – wat je ook organiseert, een goede locatie vinden is niet makkelijk. Daarom vind je bij ons tips waar je op moet letten bij het huren van een locatie.

Wat past beter: congreslocatie of theater?

Wij van Getlost Theater raden natuurlijk iedereen aan om een theater af te huren. Ideaal voor de eindmusical van groep 8 of een opvoering van jouw toneelclub. Heb je geen voorstelling, maar wel veel ruimte nodig? Dan denk je waarschijn al snel aan een congres. In dat geval is een congreslocatie huren juist makkelijker. Bijvoorbeeld voor een stagebeurs van jouw hogeschool. Of een grote netwerkborrel met alle oud-leden van jouw studentenvereniging. 

Waar je bij een congreslocatie op moet letten

Allereerst moet je bepalen wanneer je een congres, stagebeurs of netwerkborrel wil organiseren. Vooral in het voorjaar zijn veel congreslocaties uitgeboekt. De zomer is dan weer een stuk goedkoper, maar ja, dan zijn veel deelnemers misschien met vakantie..

Het “wanneer” bepaalt vaak ook welke faciliteiten je nodig hebt. Wil je een congres met buitenlocatie in de zomer of juist een goed verwarmd gebouw in de winter? Let bij de beschrijvingen van zulke locaties daarom altijd op welke faciliteiten ze hebben. In de zomer is bijvoorbeeld ook een airco wel fijn. En een of meerdere bars met koele drankjes. Terwijl je in de winter juist ergens alle dikke jassen op wilt kunnen hangen.

Wat sowieso een must is: een groot beeldscherm. Handig voor PowerPoint presentaties, maar ook voor interacties met het publiek. Een hele dag presentaties kijken of netwerken is namelijk best vermoeiend. Schud het publiek weer even wakker met een leuke poll of quizvraag in de presentatie. En laat vervolgens de uitkomsten van die poll ook live op het scherm zien!

Tot slot misschien wel de belangrijkste vraag van allemaal: hoe zit het met eten? Niets is erger dan een hongerige en dus chagrijnige bezoeker. Veel congreslocaties hebben wel bars met drankjes, maar geen hapjes. Laat staan lunchpakketten. Check dus goed op de website en/of in de reviews van congreslocaties of ze voldoende eten aanbieden.

Congres event
Congres event

Tips voor het afhuren van een theater

Ook bij het afhuren van een theater zijn de hoeveelheid drankjes en hapjes heel belangrijk. Zijn er genoeg bars, zijn die ook in de pauzes van de voorstelling geopend en kunnen mensen voldoende hapjes krijgen? Allemaal belangrijke vragen om te stellen aan de theaters die jij wilt afhuren.

Bij een theaterzaal speelt echter ook een andere vraag: hoe is het geluid? Bij een eindmusical moeten ook de verlegen kinderen goed te horen zijn door de microfoon. En het geluid bij de dansjes moet zeker niet te hard zijn. Kun je van tevoren met een geluidstechnicus alles doornemen? Of moet je zelf een geluidstechnicus regelen? Dat laatste is vaak goedkoper, maar levert wel meer stress op.

Tot slot wil je bij een theater voldoende stoelen hebben. Op congressen lopen mensen in de weer en is een tiental stoelen te weinig dus geen probleem. Maar in een theater heeft iedereen een vaste zitplek. Iemand zonder zitplek, dat kan echt niet. Let dus vooral op de grootte van de zaal die jij nodig hebt.